Tudo o que você precisa saber sobre o Scrum, seus papéis, artefatos e reuniões

É difícil para o ser humano abraçar as mudanças. Estamos estáveis, no nosso “quadrado”, com as coisas funcionando mais tranquilas quando, de repente, alguém quer implantar ou realizar uma mudança na sua realidade. Com isso, você pensa: “mas quem é essa pessoa? Acabou de chegar e já começa a querer mudar as coisas!”.
Isto é, esse talvez, seja o mais comum entre todos os comentários. Não é mesmo?
Há também aqueles mais incisivos, que enxergam uma mudança dessas como uma forma de ameaçar a sua zona de conforto, mas não querem tomar nenhuma ação.
Eles pensam: “Os processos e métodos que rodamos aqui tem sido usados há mais de 20 anos. Não há motivo para mudar agora!”.
Ou seja, um cenário claro onde há resistências, de vários lados da empresa. Além disso, passando por um caminho longo a se percorrer.
Porém, até o momento, nada de novidade. Então, por que fazemos mudanças? Isso é um dos pontos que vamos ver a seguir!

O mercado em constante variabilidade

Com o passar dos anos e o aumento constante das necessidades de novas tecnologias, formas de trabalhar com elas e, principalmente, novos níveis de performance, nos deparamos com uma realidade jamais antes vista.
O mundo hoje jamais esteve tão volátil, incerto, complexo e ambíguo, conforme abordado por Bob Johansen em seu livro intitulado “Get there Early” (Johansen, 2007).
Sob esta perspectiva, precisamos aprender novas técnicas e formas de alcançar resultados, validar hipóteses de negócio de forma rápida e coletar feedback destas validações com técnicas que propiciam um alto nível de transparência e adaptação.
E antes de tudo, é aí que o Scrum pode trazer soluções para este problema.
Scrum é um Framework – não, não é uma metodologia – voltado, em essencial, para a resolução de problemas. Com isso, saiba como as empresas o usam para:

• Gestão de produtos (TI e não TI);
• Gestão de projetos (TI e não TI);
• Suporte a serviços de TI;
• Departamento de RH;
• Vendas;
• Educação;
• Entre outros.

Nos próximos tópicos, mostrarei um pouco mais sobre a essência do Scrum.

Desvendando o modelo Scrum

Scrum é um framework que cada vez mais cresce no mercado. Baseado em conceitos como o Sistema Toyota de Produção, Kaizen, PDCA e empirismo, é usado por centenas de empresas para aprimorar seus resultados e trazer ao universo da gestão de projetos e produtos uma perspectiva mais enxuta, colaborativa, que garanta ritmos sustentáveis aos times, ao mesmo tempo que permite à empresa alcançar seus resultados.

#1. Alguns Princípios do Scrum

Existem diversos princípios nos quais o Scrum se baseia, mas há alguns que são colocados em destaque.

a) Empirismo

O empirismo é uma das bases vitais do Scrum, que se resume em três pilares: transparência, inspeção e adaptação.

1. Transparência: todas os dados pertinentes às pessoas evolvidas no processo, produto ou projeto devem ser compartilhadas, visíveis e acessíveis a todos;
2. Inspeção: inspecione o trabalho sempre, para que seja possível detectar correções e alterações mais cedo;
3. Adaptação: sempre que algo a ser corrigido ou melhorado for detectado na inspeção, propicie a sua execução.

Nestes três pilares, conforme descrito no Scrum Guide (Schwaber, Sutherland, 2017), estão a base do Scrum, o qual afirma que o saber vem da experiência e de tomada de decisões baseadas no que é conhecido e provado.
Com isso, o Scrum usa abordagens iterativas e incrementais a fim de aperfeiçoar os processos, alinhar expectativas e, principalmente, entregar resultados focados no melhor para o cliente.
“Mas Felipe, o que isso muda na minha vida?”
É simples. A melhoria contínua visa aprimorar processos e produtos continuamente. Decerto, o uso de um modelo empírico afeta direto este conceito. Pois, através destes três princípios, é possível acompanhar, inspecionar e adaptar qualquer aspecto do produto.

b) Valores

Extraída do sita da Scrum.org, a imagem abaixo descreve os 5 valores do Scrum:

É através destes valores que o time deve se guiar para alcançar seus resultados. Isto é, de forma sustentável, enxuta e colaborativa. Sem estes valores, o Scrum acaba por não entregar o devido valor para seus clientes.

c) Desenvolvimento iterativo e incremental

Pensando que o Scrum é bastante utilizado para a criação de produtos, há a necessidade de validar hipóteses de forma rápida e sustentável.
Dessa forma, podemos observar nos conceitos sobre lean startups (RIES, 2012); uma vez que, o Scrum usa os modelos de desenvolvimento iterativo e incremental para apoiar na construção de novos produtos.
Seguindo o exemplo da imagem abaixo, no desenvolvimento iterativo, construímos o mínimo de cada feature planejada para o projeto. E, a cada novo ciclo, melhorias e refinamentos são continuamente realizados, não necessariamente entregando algo novo.
Já no processo incremental, defino o que é o mínimo para entregar valor – não necessariamente insiro aqui todas as features – e, partindo desse princípio, as próximas entregas são “incrementais” às entregas anteriores.
No Scrum, o uso destas duas abordagens é conjunto e contínuo!

d) Time boxing

Segundo um artigo de Cyril N Parkinson, de 1955, ao se estabelecer um prazo para uma tarefa “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”.
Assim sendo, se tivermos uma tarefa que dura 30 minutos, mas o seu prazo real dure até o final do dia, logo se faz provável que usemos todo o tempo disponível.
O conceito de Time Boxing no Scrum entende esta visão e determina um tempo máximo para cada atividade descrita, propiciando que os times sejam objetivos e claros ao tratar dos assuntos destinados para cada reunião.
O tempo é a essência, e devemos usa-lo da melhor forma possível.

e) Colaboração

Há alguns anos, assistindo ao filme “Spartacus” de 2004, vi o ator principal – Goran Višnjić – usar um discurso simples para representar o trabalho em equipe.
Seu personagem, Spartacus, oferece a Crixus, seu rival e companheiro, uma flecha para que a quebrasse; e o faz sem dificuldades.
Em seguida, ele oferece uma quantidade muito maior de flechas, porém Crixus é incapaz de quebra-las.
Nesta metáfora, cada membro do time é uma flecha, portanto, se todos estiverem unidos, com o mesmo propósito, cada um apoiando o outro para entregar os resultados, as coisas fluem.
Outro exemplo, é o próprio nome “Scrum”. É um método de reinício de jogada no rugby, onde os jogadores dos dois times se juntam com a cabeça abaixada e se empurram com o objetivo de ganhar a posse de bola.
Todos, juntos, com o mesmo propósito.

#2. Papéis no Scrum

Apesar de ter diversas percepções por especialistas no mercado, o Scrum é um processo extremamente simples.
Embora isso, seus papéis podem não ser tão simples.
Mas tenha calma!
Vou falar de cada um deles para que tenha um entendimento mais claro.

a) Product Owner

Durante um projeto usando Scrum, o time se organiza bem ao executar o seu trabalho.
Usa a reunião diária para averiguar se o caminho a ser seguido continua fazendo sentido, analisa como deve criar um item do backlog selecionado para as próximas duas semanas e traz os problemas assim que ocorrem. Porém, quem deve trazer para estime o tal do backlog?
Quem deve fornecer a visão sobre o produo sendo criado, mostrando ao time e aos envolvidos quais itens agregam mais valor para o negócio, como e por quê?
Este alguém é o dono do produto!
De fato, este papel é quem deve otimizar o valor das entregas, priorizando os itens que fazem mais sentido para o negócio.
Cada item do backlog deve ser trazido para o time com o máximo de detalhes possíveis, como:

• Critérios de aceitação;
• Regras de negócio;
• Possíveis cenários de teste;
• Layouts de tela.

Como a pessoa responsável por dar a direção correta do produto, o PO (Product Owner) deve ser capaz de entender, financeiramente, sobre o ciclo de vida do produto, o payback de cada entrega e de que forma o produto se adequa melhor às necessidades dos usuários e cliente(s).

b) Scrum Master

Mesmo com práticas de fácil compreensão e objetivos claros, o Scrum ainda precisa de alguém que ajudará o time de desenvolvimento, o dono do produto e até mesmo a própria empresa a seguir os valores e princípios aqui mostrados.
O Scrum master é um líder servil para o time, apoiando-o nas necessidades diárias, dentro e fora do ambiente de desenvolvimento.
Como uma autoridade sobre o processo, ele deve guiar o time no uso correto da prática, ensinando a usar as ferramentas e conceitos do Scrum ao seu favor.
Diariamente o time pode sofrer interrupções ou perceber conflitos e impedimentos que podem atrasar uma entrega.
Novamente, o Scrum Master entra em cena para apoiar o time, seja barrando interrupções improdutivas, ou removendo impedimentos diários.

c) Time de desenvolvimento

O grande executor do Scrum, detentor de todo o conhecimento para garantir a construção do produto com a máxima de qualidade.
No time, reinam grandes princípios como a colaboração, a auto-organização e, principalmente, ser um time multifuncional.
A colaboração é um dos grandes princípios no Scrum. Os membros do time precisam trabalhar juntos se querem atingir aos objetivos planejados. Caso errem ou acertem, eles o farão juntos.
A auto-organização garante que o time possa resolver os problemas do dia a dia sem grandes esforços ou decisões demoradas.
O time é capaz de tomar decisões operacionais para garantir um bom ritmo de trabalho. Se há um problema ou um dos membros não está disponível, se organizam para conseguir alcançar a meta.
A multidisciplinaridade mostra que, no time, há todas as habilidades para dar vida ao produto.
Não estou dizendo que todos devem saber fazer tudo, mas sim que o time contém estas habilidades.

#3. Reuniões do Scrum

Na década de 1920, o modelo Plan – Do – Check – Act (PDCA) estava sendo criado.
Na época, ele veio para apoiar a melhoria contínua de processos nas empresas.
O Scrum se inspira no modelo para determinar os ciclos de desenvolvimento – chamados de Sprints – suas reuniões respectivas.
As Sprints, segundo o Scrum, devem possuir entre 2 a 4 semanas, para gerar o time um ritmo sustentável.

a) Planejamento da Sprint

Este é o primeiro evento dentro de um ciclo de desenvolvimento, onde o PO, junto ao time, cria a “Meta da Sprint” e o plano para atender a esta meta.
Esta reunião tem um tempo máximo de 8 horas para Sprints de 4 semanas e se divide em duas partes:
Parte 1: o dono do produto traz os itens priorizados para o time, explicando o que se deve fazer em cada item do backlog.
O time precisa ter um entendimento claro sobre o que para conseguir realizar a estimativa do trabalho entregue.
Parte 2: com o dono do produto agindo de forma mais passiva, entrando apenas para possíveis dúvidas, o time entender agora como irão construir os itens priorizados, aqui chamados de incremento.
É neste momento também que o time entender com o dono do produto a “Definição de Pronto” do backlog, para assim conseguirem criar algo como “marcos” de entrega. Dessa forma, cada item deve ser considerado como “Pronto” se, e somente se, estiver de acordo com a definição acordada. Nesta reunião, o Scrum Master participa como um facilitador.

b) Reunião diária

Quando falamos de inspeção e adaptação, a reunião diária é o momento crucial para inspecionar o plano e as premissas definidas no planejamento. O time, como principal participante desta reunião, deve avaliar se o plano continua fazendo sentido, se há riscos ou problemas ocorrendo na Sprint que pode(m) atrapalhar no atingimento da meta.
O Scrum Master, por sua vez, precisa garantir que o time esteja presente na reunião. Ainda mais que, se faz preciso, ajudar a entender os benefícios da reunião diária, bem como cumprir o seu time-box, de no máximo, 15 minutos.
Apesar de não constar em materiais como o Scrum o Guide, Kenneth Rubin, no seu livro “Scrum Essencial” sugere que o Scrum Master participe da reunião diária, principalmente para coletar os problemas, impedimentos possíveis ou tarefas que irão ajudar o time.

c) Revisão da Sprint

Chega aqui o momento de inspecionar o trabalho. Executada no último dia da Sprint, a revisão é usada para verificar se os critérios de aceitação foram cumpridos pelo time, se a definição de pronto foi atendida e, certamente, se a meta foi atendida.
O dono do produto deve, ao lado do time, averiguar se os itens desenvolvidos atendem aos critérios. Com isto feito, é importante que olhem novamente para o plano que irão trilhar nas próximas semanas e entender que ainda é válido.
A revisão da Sprint, para Sprints de 4 semanas, possui 4 horas de duração máxima.

d) Retrospectiva da Sprint

Assim como a revisão é feita para inspecionar o produto e coletar chances de adaptação, a retrospectiva fornece estas mesmas ações. Porém, direcionadas ao processo que o time usou e trilhou para alcançar a meta.
Mesmo com a meta atingida, o time precisa olhar para as últimas duas semanas e reconhecer o que houve de melhor, detectar o que não deveria ter acontecido e construir, juntos, os planos de ação para melhorar o dia a dia do time.

#4. Artefatos do Scrum

Chegamos a alguns dos itens mais conhecidos do Scrum: os artefatos. Irei descreve-los de forma simples, porém, tome cuidado: não subestime NENHUM destes tópicos.

a) Backlog do produto

Lembram-se que o dono do produto precisa construir e conceber à visão do produto? Pois bem, o backlog do produto é a concepção detalhada e categorizada da visão. É o plano do dono do produto para dar à lume a visão do produto.

b) Backlog da Sprint

Diferente do backlog do produto, este artefato é menor e mais detalhado, preparado para entrar no ciclo de desenvolvimento. Entendam que o backlog da Sprint é uma porção executável do backlog do produto, enquanto o dono do produto refina outros itens para próximas Sprints.

c) Incremento

É o resultado da Sprint, isto é, são os itens que serão incrementados no produto atual, de forma a atingir os resultados esperados pelo dono do produto. A cada Sprint, deve-se entregar um incremento potencialmente utilizável pelos usuários.
Pronto! Descrevemos, de forma resumida e objetiva, alguns dos princípios, valores e processos dentro do Scrum. Futuramente, outros artigos criados passam a se detalhar ainda melhor sobre os papéis, os desafios e possibilidades com o uso desta prática.

Aliás, você gostou do nosso texto? Não hesite, hein? Comente! Pois, nós queremos saber o que pensa.

E se acaso, você teve alguma dúvida, deixe o seu ponto de vista. Que logo após, nós, da PMG Academy, vamos te responder o mais breve. Até mais!