No mundo dinâmico da Gestão de Serviços de TI (ITSM), o princípio da ITIL 4 “Mantenha Simples e Prático” surge como um verdadeiro guia para eficiência e efetividade. Este artigo explora a importância da simplicidade para alcançar resultados ideais, destacando a necessidade de soluções práticas que realmente agreguem valor.

Entendendo o princípio: Mantenha Simples e Prático

Simplicidade e praticidade formam a base de iniciativas bem-sucedidas. Esse princípio defende o uso do menor número possível de etapas para atingir um objetivo, a manutenção de um mindset orientado a resultados e a entrega de soluções práticas que gerem resultados valiosos.

Os riscos de ignorar a simplicidade

Ignorar a simplicidade pode levar à criação de métodos excessivamente complexos, que não maximizam resultados nem minimizam custos. O desejo de tratar todas as exceções pode gerar complicações desnecessárias. O caminho mais eficaz é definir critérios e regras claras para lidar com exceções de forma estruturada e controlada.

Projetando ou aprimorando a gestão de serviços: uma abordagem mais simples

Ao projetar ou melhorar a gestão de serviços, é recomendável começar com uma abordagem mais simples. Controles, atividades e métricas devem ser adicionados apenas quando realmente necessários, garantindo uma evolução gradual, consciente e mensurável.

Exercite o julgamento durante as análises

Ao analisar práticas, processos, serviços, métricas ou iniciativas de melhoria, o exercício do julgamento é essencial. É importante compreender a real contribuição de cada elemento para a criação de valor. Uma mesma atividade pode ser percebida como agregadora de valor por alguns e irrelevante por outros — e essa análise precisa ser feita com critério.

Lidando com objetivos conflitantes

Reconhecer que existem objetivos conflitantes entre diferentes níveis da organização é fundamental. O equilíbrio entre esses objetivos ajuda a preservar atividades que geram valor, simplificar outras e automatizar sempre que possível, mantendo foco e eficiência.

Aplicando o princípio: Mantenha Simples e Prático

• Garanta a criação de valor: toda atividade deve contribuir para a geração de valor. Avalie e elimine aquelas que não cumprem esse propósito.

• Simplicidade é a nova sofisticação: embora simplificar possa parecer difícil, o resultado costuma ser altamente eficaz.

• Faça menos coisas, mas faça melhor: concentre-se nas atividades que geram valor para os stakeholders, elevando a qualidade e o cuidado na execução.

• Respeite o tempo das pessoas: processos burocráticos e complexos desperdiçam tempo e geram frustração.

• Quanto mais fácil de entender, maior a adoção: práticas simples são mais fáceis de executar, aumentando a aceitação e a implementação.

• Simplicidade gera ganhos rápidos (quick wins): priorizar a simplicidade permite mostrar resultados mais rapidamente e gerenciar melhor as expectativas dos stakeholders.

Conclusão: alcançando o sucesso por meio da simplicidade

Adotar o princípio da ITIL 4 “Mantenha Simples e Prático” é uma decisão estratégica para o sucesso no ITSM. Ao simplificar processos, eliminar complexidades desnecessárias e focar na criação real de valor, as organizações fortalecem a eficiência, a efetividade e constroem uma cultura sólida de melhoria contínua.