Por que descobrimos que o nível de maturidade não está bom apenas no dia da auditoria?

É impressionante ver a quantidade de empresas que suam a camisa e investem muito capital intelectual e financeiro,  a fim de atingir níveis de excelência em seus processos e perdem tudo no ano da re-certificação ou no próximo ciclo de auditoria.

Tais níveis acabam sendo perdidos muito mais rápidos do que conquistados, como por exemplo o CMMI nível 5, MPS.BR nível “A”, Normas ISO, Six Sigma, Gerenciamento de Projetos – nível Mensure conforme o OPM3, CobiT nível 5  (otimizado ou ainda, ITIL com nível 5) – e Processos Gerenciados.

Aliás, bater na mesma tecla já é de conhecimento de todos, não adianta se preparar para a certificação ou re-certificação, se não mantermos os processos “vivos”. Isto é, se for para “inglês ver”, é preferível não gastar dinheiro com tal projeto.

Fatos ouvidos em empresas que perderam seus níveis e podem servir como Base de Lições Aprendidas para os futuros certificados:

• Não tinha ferramenta para a gestão dos processos

Aqui há um equivoco dos profissionais que dizem que o importante são os processos, e que a ferramenta é puramente uma automatização dos mesmos, um investimento posterior.

Quem sabe a verdade, que o diga, não é nada fácil gerir processos que precisam ser monitorados, gerenciados, medidos sem uma ferramenta adequada.

E aqui um alerta, não precisa de ferramenta de altíssimo custo, uma planilha eletrônica ou um editor de texto podem ser bem apropriados.

• Não existia um “dono” do processo, nem um “auditor” interno

Quando existia, o profissional se desligou da empresa, algumas vezes com o mesmo discurso: “Gosto de implantar processos, mas no dia a dia se torna monótono”.

Avalie na contratação, desde o início da construção do processo ou da metodologia, um profissional comprometido para também comandar o operacional.

• Falta de evidências

Falta de evidência acaba sendo causado pela falta de um dos itens anteriores, já que não havia ninguém para exigir e nem uma ferramenta para armazenar os dados ou medir a falta dos mesmos;

• Ausência de um patrocinador

Um patrocinador forte se torna bom para garantir a conclusão do projeto. Porém, após a entrega, tem uma tendência de queda, já que a motivação dele era apenas a entrega do produto ou do serviço.

Avalie sempre se o patrocinador do projeto será o mesmo do processo. Erros ocorrem aqui, principalmente quando há uma confusão de papéis, ou seja: o cliente nem sempre é o patrocinador e vice-versa.

Esses são alguns pontos mais críticos, já que não adianta somente obter a certificação, ter uma boa ferramenta de gestão,  pessoas, produtos gerados e evidências.

Encare estes itens como risco do projeto, então planeje o tratamento e a monitoração de cada um deles e boa sorte!