6 Motivos que Favorecem a Falha nos Projetos de TI

Adriano Martins Antonio

Adriano Martins Antonio

em 12 de julho de 2015

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A maioria dos projetos de TI acabam também sendo um processo de mudança organizacional que vai muito além da área estritamente tecnológica.

O resultado final desse processo de mudança acaba por influenciar o resultado do projeto de TI propriamente dito. Quer pela própria natureza dos projetos de TI (que implicam quase sempre ajustes nos processos da organização) quer pela razão que pode dar origem ao próprio projeto (necessidade de uma mudança) quase todos os projetos TI são acompanhados por uma mudança organizacional. Ignorar esta questão é colocar em risco o sucesso do projeto.

Há cerca de 12 anos a IBM publicou um livro com o título “On-line, On-time, On-budget”, na altura pareceu brilhante como conseguiram colocar os fatores críticos de sucesso de um projeto num simples título. Bastava controlar os requisitos funcionais, o tempo e o orçamento e garantidamente alcançaríamos o sucesso do projeto…

Daí para cá muito se escreveu sobre o assunto, metodologias foram criadas e formações ministradas. Mas alguns projetos muito bem planejados, muito bem geridos do ponto de vista técnico continuam a falhar… Porquê?

O que a experiência diz é que muitas das vezes nos esquecemos que as empresas são organizações vivas e complexas, que o caminho para alcançar um objetivo nem sempre é linear e que os “nossos” projetos por vezes têm impactos que estamos longe de prever no início.

Para que para um projeto seja bem sucedido temos de garantir outras questões para além das meramente técnicas. Em última análise, o projeto tem sucesso se o impacto que se pretende que tenha no negócio seja conseguido.

Para que isso aconteça é necessário “induzir” que o resultado do projeto de TI seja “absorvido” pela organização.

Alguns dos fatores que parecem ser críticos em qualquer projeto:

#1 Planejar não é um custo, é um investimento

É da natureza humana a tendência de investir muito mais na execução do que no planejamento, muitas vezes o planejamento é reduzido ao mínimo possível. Diz a teoria (e a experiência prova-o) que recursos investidos no planejamento (tempo e dinheiro) não só diminuem os recursos necessários na fase de execução como diminui o risco de imprevistos.

#2 Âmbito inalterável… até ser indispensável reduzi-lo

Outro erro comum está relacionado com as alterações ao âmbito do projeto “de última hora”, ou porque não foi pensado antes ou porque algo mudou entretanto.

É essencial “congelar” o âmbito, as decisões que vão sendo tomadas durante o projeto têm em conta este pressuposto. É no entanto aceitável que se altere, diminuindo-o, quando o âmbito inicial põe em risco o sucesso do projeto.

#3 A importância de um “Sponsor” efetivo

As regras de gestão de projetos referem a importância de nomear um “Sponsor” que tenha poder na organização. Este papel não deve ser apenas figurativo, nem deve limitar-se a interferir em caso de conflito.

O Sponsor deve ser o grande mobilizador de toda a organização para as mudanças necessárias.

#4 As pessoas como fatores críticos de sucesso

Nenhuma mudança se consegue sem o envolvimento das pessoas. É essencial comunicar com eficácia e em primeiro lugar aos colaboradores da organização. Cada vez mais vamos percebendo a importância do marketing interno nas organizações (Endomarketing).

#5 O importante é o negócio, as ferramentas são apenas isso… ferramentas

Um dos riscos de usar metodologias estandardizadas é de os processos se puderem sobrepor ao negócio, ou seja, usar métodos complexos para resolver questões simples. Temos de usar o chamado “bom senso” e alinhar a complexidade dos métodos usados com os processos que estamos a tratar.

#6 Quando o impensável acontece

O profissional de TI é por natureza um otimista, parte do princípio que tudo vai decorrer como planeado. Temos de contrariar esta tendência e considerar no planejamento o risco de algo puder não correr exactamente como planeado.

O ideal seria medir esse risco no início, mas mesmo não sendo, deveremos sempre considerar margens de segurança em termos de tempo e orçamento e ter planos alternativos.

Os exemplos que melhor demonstram estas questões são os projetos de CRM. É frequente ver gestores de topo tomarem a decisão de entrar no mundo do CRM, escolhem uma ferramenta IT e esperam que a empresa que o implementa dê formação aos utilizadores.

Ora, a formação que os implementadores darão será de como usar a ferramenta. Para que um projeto desta natureza tenha sucesso é preciso criar na organização toda uma atitude virada para os clientes.

É necessário ouvir os clientes, registrar a informação obtida, tratar essa informação, analisá-la e finalmente fazer algo com ela. É suposto de todo o processo gerar constantes ações no negócio, seja alteração de produto, de processos ou de comunicação.

Fonte: itsmfpt

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  1. Gloria Angela Xavier

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