O ano passado destacou a importância da comunicação e da colaboração. E a tecnologia permitiu que muitas pessoas e organizações obtivessem uma comunicação virtual melhor. Por outro lado, não é tão fácil formar equipes de projeto colaborativas no formato remoto. O que nos leva à necessidade de métodos que façam o gerenciamento de projetos funcionar.

Planejando e gerenciando mudanças

O Project in a Controlled Environments (PRINCE2) – que é uma metodologia com foco na melhoria de desempenho em relação a tempo, qualidade e riscos no gerenciamento de projetos – defende que o planejamento deve ser usado tanto para controle, tanto como um meio para adicionar outro mecanismo de comunicação.

Então, com um bom plano, você precisa compartilhar informações sobre ele enquanto monitora o que está acontecendo e se está alcançando seus objetivos.

A experiência da pandemia foi um alerta de que não podemos ser tão casuais sobre o planejamento de projetos; precisamos voltar aos primeiros princípios e não falá-los da boca para fora.

As principais habilidades e abordagens

Os gerentes de projeto e os membros da equipe precisaram de uma capacidade geral para trabalho virtual e físico, o que significa fazer parte de uma equipe que às vezes está unida e outras vezes não.

Portanto, o gerente de projeto precisa se adaptar para fazer as coisas funcionarem.

Por exemplo – se possível – ter equipes juntas fisicamente é importante durante o início do projeto. Ele fornece uma base de colaboração antes de ter que trabalhar como uma equipe remotamente.

E isso afeta não apenas as equipes divididas entre países diferentes, como também as equipes normalmente colocalizadas, as quais podem ser quase todas virtuais nesse cenário atual.

Gerenciando falhas de comunicação

A comunicação em circunstâncias adversas requer que os gerentes de projeto estejam cientes da falta de comunicação e mal-entendidos.

O resultado de uma comunicação é o que alguém faz a seguir. Portanto, você precisa ser capaz de falar sobre a intenção de uma instrução e depois fazer o acompanhamento.

Em algumas circunstâncias, pode parecer rude monitorar as pessoas dessa maneira, por isso é mais fácil se ambos os lados perceberem que é importante ter esse nível de comunicação para esclarecer e confirmar as próximas etapas. Não se trata de falta de confiança, apenas uma falta de proximidade física que torna isso difícil.

Bons planos servem como dispositivos de comunicação. Portanto, depois de enviar por e-mail um plano para uma equipe remota, é importante organizar uma reunião de acompanhamento para confirmar as intenções, prazos e recursos.

Feliz, triste e bravo

Como um gerente de projeto estará ciente – em um mundo virtual – das interações da equipe ou personalidades que não estão funcionando bem?

É necessário criar um ambiente onde as pessoas compartilham coisas e se concentram nas questões mais suaves do trabalho em equipe, bem como nas tarefas difíceis e voltadas para a tarefa. Isso significa encorajar as pessoas a irem além das gentilezas mecânicas para oferecer uma visão real de como elas estão se sentindo, o que está indo bem ou não e quem as está deixando loucas!

As práticas de trabalho ágeis favorecem retrospectivas e parte disso. O conceito “feliz, triste e louco”, também abordado no PRINCE2 Agile, usa os indicadores: 

😄 – Feliz – para o que o deixa satisfeito; 

😔 – Triste – para o que o deixa desapontado;

😡 – Louco – para o que o deixa com raiva.

Dos dois últimos indicadores – triste e louco – é de onde vem a consequente frustração.

Conclusão

O fato é que você não pode escrever um processo de gerenciamento de projeto sobre como se relacionar com os outros, mas, descrevê-lo como algo além do processo ou método, ajuda a tornar essas questões vitais mais visíveis. Ao incorporar “alegre, triste e louco”, o PRINCE2 Agile mostrou como é possível usar técnicas de entrega ágil no gerenciamento de projeto diário.

E a gestão de pessoas é fundamental para qualquer empreendimento de sucesso! A ideia de um ambiente onde as pessoas sejam abertas, honestas, se sintam valorizadas e confiáveis ​​agora tem maior credibilidade após os últimos 18 meses.

Portanto, a dica para os gestores de projeto em 2022, (mas que já pode começar a implementar agora!), é realizar reuniões de 30 minutos (mensais, ou com periodicidade de acordo com a necessidade) para se comunicar com a equipe, gerenciando assim os controles precisos de uma forma colaborativa e confiável. 

Pois, se as organizações não perceberem essa necessidade e implementarem uma metodologia de comunicação que favoreça essa colaboração, haverá consequências que já estão começando a surgir: pessoas mudando de emprego ou até mesmo fechando contratos por causa de suas experiências pandêmicas de vida profissional.

Leia também: Gestão de serviços agora e em 2022

*Este conteúdo é uma tradução/adaptação de “Project management now and in 2022: collaboration and communication”, artigo publicado pela AXELOS. Para conferir o texto em inglês, clique aqui.